Gestão do tempo: 8 passos para produzir mais em menos tempo

Para muita gente ter um dia, uma semana, ou um mês produtivo chega a ser um verdadeiro desafio. O tempo parece escorrer pelo ralo e, quando se percebe, já é tarde: horas desperdiçadas e tarefas atrasadas.

O que você talvez não saiba é que o problema pode não ser a falta de tempo ou de esforço. O que certamente está faltando é inteligência para lidar com o tempo e um pouco mais de foco.

A solução está no que chamamos de gestão do tempo. Nas próximas linhas, vamos explicar o que é gestão de tempo e como você é possível produzir mais em menos tempo em 8 passos. Fique conosco e aproveite a leitura.

Veja o que você irá conhecer neste artigo:

• O que é a gestão do tempo?
• 8 dicas para fazer uma boa gestão do seu tempo:
• Procure falhas no modo como você faz as coisas e solucione elas
• Tenha um bom método de gestão de tempo

O que é a gestão do tempo?

Gestão do tempo é nada menos que assumir o controle sobre as horas do seu dia e sobre a relação entre elas e as suas tarefas – e, acredite, fazer isso pode ser mais simples e benéfico do que você imagina.

Acontece que a realidade costuma ser bagunçada e caótica. Ao gerenciar o seu tempo, você realmente assume o controle da sua vida e evita que esse caos te prenda ou sabote os seus objetivos.

8 dicas para fazer uma boa gestão do seu tempo:

Mas como fazer a gestão do tempo na prática? Como já dissemos, a gestão do tempo é mais fácil do que parece e com certeza vai render bons frutos em todas as áreas da sua vida.

Na prática, gerir seu tempo nada mais é do que criar uma relação equilibrada, inteligente e estratégica entre o tempo que você tem, as suas tarefas e a sua disposição para fazer as coisas. Fica muito mais fácil fazer isso seguindo os 8 passos a seguir.

1. Utilize a técnica Pomodoro

Apesar de não ser algo “obrigatório”, o primeiro passo pode ser o suficiente para tornar os seus dias consideravelmente produtivos. Estamos falando da famosa técnica Pomodoro.

A técnica Pomodoro é uma tática de gestão do tempo e da sua energia mental. Ela consiste em dividir o seu horário de trabalho ou estudo em blocos de 25 ou 50 minutos, que são seguidos de um descanso proporcional de 5 ou 10 minutos.

Você simplesmente pega o seu cronômetro e começa a contar 25 ou 50 minutos. Durante esse tempo, você deve focar nas suas tarefas. Assim que o cronômetro zera, você descansa por 5 ou 10 minutos.

Qual o sentido de fazer isso? Acontece que o trabalho ou estudo pode gerar cansaço mental e, assim, sabotar o seu desempenho ou te deixar ansioso para procrastinar. A solução é dar alguns pequenos descansos para a sua mente.

Fazendo esse equilíbrio entre o tempo de produzir e o tempo de descansar, você evita que a sua mente fique sobrecarregada, com o tempo de descanso, e obriga que ela cumpra suas tarefas, com o tempo de produção.

As pausas para descansar devem durar cerca de ⅕ do tempo de produzir, ou seja: se você produz por 25 minutos, deve descansar por 5 minutos. Se produz por 50 minutos, são 10 minutos de pausa.

2. Mantenha uma lista de tarefas ao seu lado

Agora, ter uma lista de tarefas é um passo indispensável para a gestão do tempo. Isso significa que você precisa anotar todas as tarefas que tem que realizar no dia e, conforme esse dia passa, você vai marcando o que já fez e se lembrando do que ainda deve fazer.

Têm dois motivos para você fazer isso. O primeiro é que, se você não tem uma visão muito clara do que deve fazer, o seu cérebro fica ansioso e confuso. Se isso acontece, você se sente mais cansado e tem dificuldade para manter o foco.

A segunda razão é que isso te deixará mais motivado. A sensação de progresso ativa o sistema de recompensa do cérebro, o que deixa ele com sede de continuar progredindo.

É como se cada tarefa cumprida fosse uma pequena vitória e com isso, o seu cérebro quisesse ser cada vez mais vitorioso, vendo cada item da sua lista de tarefas sendo atingido.

3. Organize o seu dia na noite anterior

O terceiro passo segue os mesmo princípios daquela frase de Abraham Lincoln: “Se eu tiver seis horas para cortar uma árvore, vou passar as 4 primeiras horas afiando o machado”.

Para quem não entendeu: planejar é tão importante quanto executar. Executar algo sem planejamento é como cortar a árvore sem afiar o machado. Será mais difícil, mais cansativo e mais demorado.

Essa é uma ideia primordial para a sua gestão do tempo. Significa que você deve, todas as noites, se sentar e planejar o que vai fazer no dia seguinte. Assim que você acordar, já terá tudo pronto e só precisa executar.

+Dica: Já que você se interessa por gestão do tempo, talvez goste do artigo em que falamos sobre alta performance profissional e como você pode desenvolvê-la. Para ler, é só clicar aqui.

4. Pratique o hábito de anotar em um caderno

Também é muito interessante escrever resumos do seu dia todas as manhãs ou todas as noites em um caderno. É uma espécie de relatório do que você fez ou pretende fazer no seu dia.

Ao fazer isso, de preferência no fim do dia, você está meio que “prestando contas” a si mesmo e explicando o que fez, e o que não fez. Se você sabe que vai prestar contas de algo, tende a tomar mais cuidado para fazer tudo como deve.

5. Veja como você faz suas tarefas e procure otimizar

O passo número 5 para a gestão do tempo é voltado para fazer uma “limpeza” na sua produção e torná-la mais ágil. Consiste em entender como você faz suas tarefas e identificar formas de deixar isso ainda mais rápido.

Muitas vezes nos acostumamos a fazer as coisas de um único jeito e não percebemos que existem pequenos “atalhos” que deixariam as coisas um pouco mais rápidas ou fáceis de serem feitas.

Entenda a execução das suas tarefas, identifique possíveis formas de agilizar e coloque em prática. Cada segundo a mais que você ganhar para ser mais produtivo é importante.

6. Utilize frameworks de processos

Você já deve ter percebido, como a antecipação é importante para uma gestão do tempo eficiente. Planejar e adiantar o que pode ser adiantado antes de começar a fazer algo é uma das chaves da produtividade.

Uma das maneiras de fazer isso é criando frameworks de processos. Frameworks são protocolos que você deve seguir para fazer algo.

É como um plano ou passo a passo para realizar determinadas tarefas, corrigir problemas, lidar com imprevistos.

Observe as tarefas ou situações onde você pode fazer um framework ou um protocolo para executar sem ter de pensar muito e anote cada passo.

7. Identifique e elimine suas distrações

Vivemos na chamada Era Da Distração, em que somos bombardeados por informações e estímulos, principalmente através das redes sociais. Existe quase uma indústria mundial de distração. Não é à toa que procrastinação é um dos maiores males das últimas décadas.

E se você ainda não sofre com isso, tem altas chances de ser fisgado pela indústria da distração. Caso isso aconteça, você já sabe o que fazer: identifique o que te distrai e elimine isso da sua vida por pelo menos 30 dias.

Por exemplo, aqueles aplicativos de vídeos curtos viciantes, que fazem as pessoas ficarem distraídas por horas sem perceber. Se isso te atrapalhar, desinstale o aplicativo e não pense mais nele nos próximos dias.

Esse tipo de distração é a maior ameaça contra a sua gestão do tempo e produtividade. Agir de forma rápida e consistente, cortando o mal pela raíz, é a melhor coisa que você pode fazer.

8. Use o sono a seu favor

Cá, entre nós: um dos principais motivos para se fazer uma gestão do tempo é poder dormir bem por cerca de 7 ou 8 horas todos os dias, certo? Dormir não é perda de tempo – muito pelo contrário.

Você pode gerenciar o seu tempo, eliminar suas distrações, agilizar tarefas, mas você nunca poderá ir contra as leis da física ou da natureza. Dormir é necessário para manter o seu corpo vivo e funcionando do jeito certo.

E o sono, além de um objetivo, pode ser um grande aliado. É durante um ciclo completo de sono (8 horas) que o seu corpo sintetiza hormônios, restaura tecidos e absorve conhecimento.

Dormir pouco te deixa com menos foco, tendo dificuldade para reter conteúdo e raciocinar. É melhor fazer as pazes com o sono e tê-lo ao seu lado.

+Dica: A neurociência pode ser outra grande aliada do seu desenvolvimento pessoal. É o que vemos no livro Programado Para Resistir, da neurocientista Britt Andreatta. Clique aqui e dê uma olhada no que você pode aprender com esta leitura.

Procure falhas no modo como você faz as coisas e solucione elas

O seu tempo tem um valor exponencial e constante. Ele só se valoriza cada vez mais. Diante disso, resta a você seguir esse mesmo caminho e se aperfeiçoar conforme ele passa.

Em outras palavras, você deve seguir, sempre, evoluindo. E evoluir é um processo de identificar e corrigir erros várias e várias vezes.

Um ponto importante não só para a gestão do tempo, mas também para o crescimento pessoal é observar as falhas e erros que você comete e corrigi-los. Na vida real, a única forma de perfeição é melhorar cada vez mais.

 

Tenha um bom método de gestão de tempo

Um dia tem exatos 1440 minutos, que são distribuídos em 24 horas. Se é muito ou pouco, depende da situação – a única certeza é que você deve valorizar e aproveitar estes 1440 minutos.

Muitas pessoas reclamam da falta de tempo, mas, como já dissemos, a má gestão do tempo é a verdadeira raíz do mal da improdutividade ou do cansaço excessivo.

Não valorizar o seu tempo tem consequências. É sobre isso que Carlos Zanutim e Daniela Serban tratam no livro 1440 Minutos: Uma Conversa Bem Humorada Sobre Produtividade e o Tempo Diário de Nossa Vida.

No livro, os autores trazem uma conversa onde falam da importância de usar o seu tempo com consciência e sabedoria e como você pode fazer isso.

Se você quer entender como é possível explorar bem os seus 1440 minutos diários, pode clicar no botão abaixo para ter mais informações ou até adquirir o livro:

Quero Utilizar os Meus 1440 Minutos Diários com Mais Sabedoria