Matriz GUT: como potencializar a produtividade e gestão?

Quer potencializar sua produtividade e gestão? Descubra como a Matriz GUT pode ser sua aliada nessa jornada, oferecendo um método eficiente para priorizar suas tarefas e resolver problemas. Bora ler?👇

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Você já cometeu o engano de pensar que produtividade tem mais a ver com esforço e cansaço do que com inteligência e estratégia? Parece que todo mundo já cometeu esse erro – por isso a improdutividade é um dos problemas mais comuns hoje em dia.

Ser mais produtivo depende de ser mais inteligente ao gerir seus tempo e suas tarefas. Para fazer isso, você pode usar ferramentas como a Matriz GUT, como vamos te ensinar ao longo deste artigo.

Nos próximos parágrafos, você vai ler uma explicação simples e prática do que é a Matriz GUT e, o mais importante, como você pode utilizá-la no seu cotidiano – e potencializar a sua produtividade e sua gestão. Fique com a gente e aproveite a leitura!

Veja o que você irá conhecer neste artigo:

• O que é Matriz GUT?
• Como funciona a Matriz GUT na prática?
• Exemplos de Matriz GUT para você adaptar
• Como aplicar na prática a Matriz GUT no seu negócio

O que é Matriz GUT?

A Matriz GUT é um método simples ou uma ferramenta de produtividade ou de gestão de tarefas e problemas. Ela foi desenvolvida por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, no ano de 1981 e, desde então vem sendo utilizada no mundo todo.

E ela não é usada só pessoas que querem ser mais produtivas, que talvez seja o seu caso, mas também por empresas que querem gerenciar suas tarefas, definir prioridades, resolver problemas de forma organizada e, é claro, serem mais produtivas.

Apesar de simples, a Matriz GUT costuma ser muito eficiente, quando é bem aplicada, permitindo que pessoas organizem bem suas rotinas e que empresas façam seus projetos andar de forma efetiva e ordenada.

O maior princípio da Matriz GUT é o que podemos chamar de ordem de prioridade. A essência desse método/ferramenta consiste em organizar as suas tarefas de acordo com a prioridade, considerando três fatores chave para isso: Gravidade, Urgência e Tendência.

GUT é uma sigla para estas três palavras (Gravidade, Urgência e Tendência). No caso, estes três fatores formam quase que uma equação, que permite qualquer pessoa calcular a importância das tarefas em sua vida.

Agora, algumas pessoas podem pensar que a ferramenta talvez seja complexa, mas é justamente o contrário, além de ser simples, ela vai simplificar grande parte da sua vida ou do cotidiano da sua empresa. A seguir, vamos explicar como ela funciona na prática.

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Como funciona a Matriz GUT na prática?

A matriz GUT, como já dissemos, pode ser vista como uma forma de calcular a relevância das suas tarefas.

Para isso, ela considera os três fatores que citamos acima (Gravidade, Urgência e Tendência) e exige que você filtre suas tarefas de acordo com cada um dos fatores. Esse filtro é baseado em 5 níveis de Gravidade, de Urgência e de Tendência.

Gravidade

O primeiro fator que precisa ser considerado é a gravidade da tarefa – mais precisamente, a gravidade de não realizá-la. Gravidade, aqui, tem a ver com as consequências negativas que você terá se nunca realizar esta tarefa.

Crescemos com a ideia de que ações têm consequências. Só que a Matriz GUT considera que não realizar uma ação também tem consequências, ou seja, terá um impacto negativo na sua vida.

Mas esse impacto negativo pode ter diferentes níveis. Ele pode ser um tanto irrelevante ou pode ser decisivo para o futuro de uma pessoa ou empresa. Por isso, você deve filtrar a gravidade de uma tarefa a partir de cinco níveis:

1. Sem gravidade. O nível um de gravidade é, obviamente, o mais ameno. Isso quer dizer que deixar de fazer aquela tarefa não vai ter impactos muito sérios na sua vida, ao ponto de que, dependendo dos outros dois fatores, você pode até excluí-la da sua lista de afazeres.

É comum que tarefas com esse nível 1 de gravidade sejam opcionais de serem feitas, ou seja, você só realiza elas se isso for possível. Por isso, podem ficar para depois ou serem delegadas a outras pessoas – a menos que os outros 2 fatores tornem ela mais relevante.

2. Pouco grave. O nível 2 de gravidade já exige um pouco mais de atenção, mas não tanta, uma vez que existe um impacto negativo se você deixar de cumprir essa tarefa e, no entanto, esse impacto negativo não é capaz de prejudicar muito a sua vida ou seu futuro.

Você pode, então, ignorar tarefas desse tipo? Não. Nenhuma tarefa deve ser ignorada, a menos que ela seja totalmente irrelevante (e isso é determinado pelo cálculo total da Matriz GUT, considerando os outros fatores) ou até prejudicial (perda de tempo).

3. Grave. Agora já estamos falando de coisa séria. No nível 3, não realizar uma tarefa já é prejudicial o bastante para que você tenha vontade de realizá-la assim que for possível ou necessário.

Talvez uma única tarefa de nível 3 não realizada não vai sabotar o seu futuro, mas acumular duas, três ou quatro tarefas assim e não realizá-las vai, com toda certeza, gerar arrependimento.

4. Muito Grave. Você precisa realizar as tarefas de nível 4, não tem outro jeito. É comum que uma ou duas tarefas do tipo sem serem realizadas no tempo limite já sabotem uma área importante da sua vida ou prejudique consideravelmente os resultados de uma empresa.

5. Extremamente Grave. No nível 5, é bem evidente que coisas muito ruins podem acontecer se você não realizar a tarefa. Estas tarefas costumam estar no topo das listas de prioridades, dependendo dos outros dois fatores.

Urgência

Urgência tem a ver com tempo. Praticamente toda tarefa relevante tem um tempo para ser realizada, afinal, o tempo é o que podemos considerar a substância da vida humana. A vida é feita do tempo e tudo o que fazemos está atrelado a ele.

Por isso, o segundo elemento da Matriz GUT é a Urgência, ou seja, para quando aquela tarefa precisa ser feita. Depois de definir o nível de Gravidade da tarefa, precisamos escolher o nível de Urgência.

1. Sem urgência. Tarefas do nível 1 de urgência têm um prazo muito grande, se comparado com o tempo que você leva para realizá-las, ou sequer têm prazo. É, por exemplo, algo que leva hora ou minutos para ser feito e que você tem um prazo de semanas ou meses.

2. Pouco urgente. No nível 2, o prazo ainda é um tanto confortável, mas está bem definido e, se você vacilar, tem uma chance leve de esquecer ou atrasar.

Sim, você tem um bom tempo para fazer essa tarefa, que provavelmente é feita em pouco tempo. Isso é confortável. No entanto, é bom definir uma data para fazer assim que possível.

3. Urgente. A partir do nível 3, os prazos deixam de ser “confortáveis” e, em todos os casos, você deve realizar as tarefas assim que for possível. Obviamente, que uma tarefa de nível 3 só pode ser postergada se você não tem nenhuma tarefa de nível 4 ou 5.

4. Muito urgente. No nível 4, as tarefas já precisam ser feitas de imediato. Uma tarefa desse nível precisa ser feita praticamente agora, a menos que tenha algo ainda mais urgente para ser feito.

5. Extremamente urgente. No nível 5 de urgência, você ou outra pessoa provavelmente já deveria ter feito essa tarefa. Ou está em um prazo bem desconfortável, ou está de fato, atrasada.

É importante ressaltar que você deve se organizar para que nenhum afazer chegue a esse nível de urgência, já que é estressante e muito arriscado ter situações de extrema urgência que poderiam ser evitadas.

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Tendência

Por fim, o terceiro fator é a tendência, que é o que certamente vai acontecer com a gravidade e urgência de uma tarefa se você não terminá-la quando deveria.

A falta de organização e de produtividade costuma agir como um efeito dominó. Se algo atrasa e você não resolve, aquilo vai piorando ou se acumulando com outras coisas. Ou seja, isso tende a piorar. É isso que significa a tendência na Matriz GUT.

1. Não tende a piorar. O nível 1 agrupa afazeres que, se você não fizer, não vão gerar esse efeito dominó e as coisas não vão piorar só por causa disso.

2. Vai piorar daqui a muito tempo. No nível 2 de tendência, já começa a ser arriscado não realizar uma tarefa, já que isso vai gerar uma piora em algum momento – geralmente no longo prazo. Mas não deixa de ser uma piora.

3. Tende a piorar no médio prazo. Nesses casos, em poucos meses ou em semanas, a bola de neve daquela tarefa procrastinada ou esquecida vai bater na sua porta – e a gravidade e urgência dela também.

4. Logo, logo, as coisas pioram. O nível 4 já começa a gerar tensão. Se você não realizar essa tarefa, em questão de dias ou horas, as coisas irão piorar e se tornarão mais desgastante, graves e urgentes. É melhor fazer tudo o que estiver nesse nível.

5. Vai piorar muito rápido. O nível 5 guarda as tarefas que você não pode deixar de fazer de jeito nenhum. Se você esquecer alguma delas, a piora vai ser imediata. A bola de neve, nesse caso, corre muito rápido e cresce constantemente.

Exemplos de Matriz GUT para você adaptar

Bem, agora vamos à Matriz GUT na prática. Para isso, precisamos explicar como você, após medir uma tarefa de acordo com os três fatores e os 5 níveis de cada fator, “calcula” a importância ou prioridade de uma tarefa.

Basicamente, você usa os níveis de cada fator para construir uma equação muito simples. Os níveis de gravidade, urgência e tendência precisam ser multiplicados juntos e o resultado é a pontuação que define qual tarefa precisa ser prioridade.

Se você for um estudante e tem um trabalho de 5 páginas para escrever, do zero, em 30 dias, deve fazer da seguinte forma.

Defina o nível de gravidade. Se você não fizer aquele trabalho, quantos pontos vai perder e esses pontos perdidos farão muita diferença? Caso valha uma quantidade decisiva de pontos, defina a gravidade em 5.

Já a urgência, está de acordo com a sua capacidade de realizar o trabalho. 30 dias são muito tempo, mas em quanto tempo você faz esse trabalho? Em 3 ou 4? Nesse caso, a urgência talvez seja de nível 2.

Já a tendência de piorar? No exemplo que estamos citando, ela é imediata. Nível 5, portanto.

Então você pega esses três números e multiplica: 5X2X5 = 50. 50 pontos de prioridade. Se você faz isso com outras tarefas e nenhuma delas tem mais de 50 pontos, significa que este trabalho é a maior prioridade e deve ser feito o quanto antes.

Como aplicar na prática a Matriz GUT no seu negócio

Na prática, em uma empresa (mas também na sua vida pessoal), a Matriz GUT funciona com tarefas, objetivos e problemas que devem ser resolvidos.

Então, pegue tudo isso, anote e vá calculando os pontos de prioridade a partir dos três fatores da Matriz GUT. No fim, construa uma lista de prioridades com tudo e coloque-a em ordem de importância. Feito isso, é só executar um por um, conforme a pontuação.

Por fim, ressaltamos que o segredo para empresa ser produtiva, atingir mais resultados e se manter organizada em todos os sentidos é a liderança.

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